AIに見せる情報と、AIにも見せない情報をどう分けるか

レイは、情報が仕事の中を移動する順序に注目します。架空の展示会企画会社「余白社」には、公開実績、見込み客向け提案、社内の反省記録、まだ合意していない交渉条件があります。本稿では、この会社が資料ごとに相手と目的を定める方法を考えます。企業の実例やBASの既存機能を報告するものではなく、導入前の運用設計の提案です。

見込み客へ詳しい事例を見せる時、公開サイトと同じ資料で足りるとは限りません。しかし、契約前だから何でも共有してよいわけでもありません。どの意思決定に必要な資料かを聞き、関係のない顧客名や費用条件を取り除きます。取り除くと検討できなくなる箇所は、責任者に確認し、閲覧方法や説明の機会を調整します。

限定共有では、宛先だけでなく、転送、保存、期限、再利用の条件も検討します。閲覧できる人を絞ったつもりでも、書き出したファイルが別の場所へ残るかもしれません。契約で約束することと、共有サービスで実際に制御できることを並べて確認します。相手との取り決めは、技術的な設定を省く理由にはならず、設定も合意の代わりにはなりません。

余白社は、公開用の実績と個別提案を別の版として管理し、後者には渡した相手と目的を記録します。内容を更新した際、過去に渡した版の扱いも確認できるようにするためです。限定共有を単なる鍵付きフォルダーの話にしないことが要点です。資料を作り、渡し、使い終えるまでを一続きに見ると、担当が抜けている場所が見つかります。

社内AIへ渡したい知識にも、準備が必要です。余白社の反省記録には、会場の設営で起きた問題と、特定の担当者への率直な評価が同じ文章に入っています。設営の改善案を探す目的なら、人への評価まで検索対象に含める必然性はありません。使いたい仕事を先に定め、必要な部分を整える方が、資料を丸ごと集めるより判断しやすくなります。

レイは、検索して参照することと、モデルの学習に使うことを一つにしないよう勧めます。どちらも知識の活用と呼べますが、実際の処理や確認事項は異なります。本稿は特定製品の方式を前提にしません。採用する仕組みについて、どこに保存され、何が参照され、誰の操作で外へ出るのかを確認してから、資料を渡す範囲を決めます。

最初の試行には、共有してよいと確認できた設営手順だけを使います。担当者ごとに読める資料が違うなら、質問の答えを通じて読めない資料の内容が出ないかも試します。正しい答えが出るかだけでなく、答えるべきでない時に範囲を守れるかを確認するわけです。試験用の架空情報を用いれば、本物の機密を使わず確認できる部分があります。

運用後は、手順を変えた時や担当者が異動した時にも見直します。古い文書が検索され続けると、利用者は過去の判断を現在のルールと取り違えるかもしれません。資料の所有者、改訂日、利用できる範囲を管理し、役目を終えたものを対象から外す手順まで決めます。社内AIの準備は、資料を入れ終えた時ではなく、知識を更新できる状態で一区切りになります。

人だけが扱う領域を残すことは、すべての判断を文章にしないという意味ではありません。余白社が契約を引き受けるか迷う時、費用や日程の検討は記録できます。一方、未合意の交渉や本人に伝えていない評価を、便利だからという理由でAIの入力へ混ぜる必要はありません。入力しない情報と、人が最終的に責任を持つ判断を分けて考えます。

たとえば、企画案の整理はAIを使っても、どの提案を相手に出すかは担当責任者が決める運用があり得ます。しかし、人が最後に承認するから途中へ何を入れてもよい、とはなりません。逆に、情報をAIに渡さない運用でも、人が取り扱う際の共有範囲や保管には注意が必要です。人間限定という名前も、管理の実態を省く理由にはならないのです。

境界は、判断の重大さだけでなく、取り扱う権利、相手との約束、使うサービスの条件から決めます。意見が分かれる場合は、現場でその場しのぎの例外を作らず、決められる人に理由を渡します。いつまで保留するか、何を確認できれば再検討するかを書けば、永久に使えないという思い込みと、急いで入力する判断の両方を避けやすくなります。

レイが残したいのは、誰が決めたかを追える記録です。入力する情報を減らしても目的が達成できるなら、その方法を選びます。人の判断を補助する範囲と、引き渡さない情報の範囲を別々に説明できれば、利用者も相談しやすくなります。境界を守ることを我慢と捉えるより、何を任せ、何を引き受けるかを明確にする仕事として考えてみましょう。

顧客の記録が自社の役に立つことと、その記録を新しい用途で使ってよいことは別の問題です。余白社には、出展者から集めた相談や参加者への案内があります。それらをAIへ渡す前には、集めた目的と今回の作業がどう関係するかを確かめます。名前を削った、社内で使う、仕事の効率が上がる、といった説明だけで判断を終えないことが大切です。

個人情報保護委員会の二〇二三年の注意喚起は、事業者が個人情報を入力する際に利用目的の範囲を確認することや、個人データの学習利用等を確認することを示しています。これは個別案件の適法性を自動的に判定する資料ではありません。余白社の運用案でも、目的、契約、取り扱いの条件を担当者が確認する工程を置きます。

実際の準備では、まず本物の顧客記録が必要かを問い直します。問い合わせの分類を試すだけなら、架空の質問で方法を確かめられるかもしれません。実データが必要になった時は、どの項目が必要で、誰が扱い、どの時点で削除するかを具体化します。識別につながる情報を減らすことと、法的な匿名加工等の要件を満たすことは同じだと決めつけないようにします。

ここまでの整理を、自社の一つの仕事で試してみてください。渡す資料、使う目的、相手、保存先、判断する担当を一枚に書くだけでも、未確認の箇所が見えてきます。BASで情報の伝え方と扱い方を整理する入口はStudio。便利にする前に必要な確認をそろえることが、続けられる運用への一歩になります。